Webex Schnellstart für Lehrende

Die folgende Anleitung gibt einen Überblick, zur Nutzung von Webex für Live Online Lehrveranstaltungen und Online Meetings. Diese Anleitung zeigt die Nutzung des Service auf einem PC. Die Nutzung auf einem Mobile Device (Smartphone, Tablet, etc.) unterscheidet sich und wird hier nicht erläutert.

Einstieg in das Webex-Portal

Rufen Sie in einem Webbrowser (bspw. Mozilla Firefox) folgende Adresse auf:
meduni-ibk.webex.com

Klicken Sie rechts oben auf den Button "Anmelden".

Geben Sie hier ihre Mailadresse der Medizinischen Universität Innsbruck an und klicken Sie auf "Weiter".

Im nächsten Schritt müssen Sie sich authentifizieren. Geben Sie hier Ihre q-Kennung und das dazugehörige Passwort ein (wie bei Ihrem Mailaccount).

Nach dem Klick auf  "Login"  gelangen Sie zur Einverständiserklärung der Weitergabe Ihrer Anmelde-Informationen an das Service.
Wählen Sie eine der angegebenen Optionen aus und klicken auf den Button "Accept".

Sie sind nun eingeloggt und gelangen auf die Startseite der Anwendung.

Im Webex-Online Portal

Sie befinden Sich nun auf ihrem Dashboard. Sie können zwischen zwei unterschiedlichen Ansichten wählen.
Um zwischen der klassischen Ansicht und der Modernen Ansicht zu wechseln klicken Sie rechts oben auf "Ansicht".

Klassiche Ansicht:

Moderne Ansicht:

In dieser Anleitung wird die moderne Ansicht verwendet.
Sie können jederzeit durch den Klick auf Ihren Namen am rechten oberen Bildschirmrand zu ihrem Dashboard zurückkehren.

Event ansetzen:

Klicken Sie in der Navigationsleiste am linken Bildschirmrand auf "Webex Events".

Sie befinden sich im Reiter "Webex Events". Klicken Sie nun auf "Ein Event ansetzen".

Füllen Sie nun die notwendigen Felder aus:

Bereich "Grundlegende Informationen":

Geben Sie im Feld "Event Name" den Titel der Lehrveranstaltung  (Empfehlung: Eingabe des Titels mit LV-Nummer).
Deaktivieren Sie den Haken bei "Registrierung: Erforderlich".

Bereich "Datum & Zeit":

Füllen Sie die Felder "Startdatum", "Anfangszeit" und "Geschätzte Dauer" aus.

Sie können hier auch einstellen, dass das System automatisch eine Erinnerungsmail für dieses Event an Sie verschickt.
Dazu wählen Sie bitte im drop-down Menü aus, wann vor Beginn des Events Sie eine Mail erhalten möchten (Auswahl in Minuten vor Beginn des Events).

Bereich "Audio-Konferenz-Einstellungen":

Deaktivieren Sie den Haken bei "Globale Einwahlnummern anzeigen"

Bereich "Moderatoren & Diskussionsleitung":

Erfassen Sie andere bzw. zusätzliche Personen als Präsentatoren, indem Sie auf den Link "Einladungsliste erstellen" klicken.

Es öffnet sich ein Fenster. Geben Sie hier Namen und E-Mail Adresse der Person ein. Setzen Sie den Haken bei "Als alternativen Gastgeber einladen".

Klicken Sie nun auf "Zur Einladungsliste hinzufügen."

Im darauffolgenden Fenster setzen Sie den Haken bei der Person, die Sie als alternativen Gastgeber einladen möchten und klicken Sie auf den Button "Einladen".
Nun erhält diese Person eine Mail mit den erforderlichen Daten.

Das Fenster schließt sich automatisch und Sie befinden sich anschließend wieder im Event-Formular.

Sie haben nun die erforderlichen Einstellungen getätigt und können das Event ansetzen.

Klicken Sie auf den Button "Dieses Event ansetzen" am rechten unteren Bildschirmrand.

Im nächsten Schritt wählen Sie jene Personengruppe aus, welcher Sie die Einladungsmail versenden wollen. In diesem Fall sind dies: Sie selbst (Gastgeber) und die Studierenden die an der Veranstaltung teilnehmen werden (Teilnehmer).

Bestätigen Sie die folgende Meldung über den Mailversand mit "OK" und klicken anschließend den Button "Weiter".

Sie erhalten nun eine Übersicht aller Informationen. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Links für Teilnehmer_innen und Präsentator_innen.

Um die Studierenden über die Veranstaltung zu informieren, können bei kleineren Gruppen der Teilnahme-Link (=Event-Adresse für Teilnehmer) über Mail direkt an die teilnehmenden Personen versendet werden oder Sie senden den Teilnahme-Link an die Mailadresse vorlesungsunterlagen@i-med.ac.at. Die Mitarbeiter_innen werden diesen Teilnahme-Link entsprechend in Ilias im Bereich https://ilias.i-med.ac.at/login.php?target=cat_38644&cmd=force_login&lang=de veröffentlichen.

Wechseln Sie nun durch den Klick auf "Ansicht modern" am rechten oberen Bildschirmrand auf ihr Dashboard.
Wie Sie sehen, ist Ihre angelegte Lehrveranstaltung nun auf Ihrem Dashboard gelistet. Um die Veranstaltung gleich zu beginnen, klicken Sie auf den Button "Starten".
Sie können auch alternativ auf den Link in Ihrer Einladungsmail klicken.

Starten des Events

Durch den Klick auf Starten öffnet sich die installierte Desktop-Applikation. Klicken Sie hier auf den Button "Event Starten"

Es öffnet sich nun das Event-Fenster.

Auf der linken Seite befindet sich der sogenannte Inhaltsbetrachter - Hier teilen Sie ihre Dokumente, PowerPoint-Folien, etc mit den Teilnehmer_innen.

Auf der rechten Seite befinden sich einzelne Bereiche, sogenannte Panels die Sie nach Bedarf ein- oder ausblenden können.

Die Symbole in der unteren Leiste bieten einige Einstellungsmöglichkeiten.

Tipp:
Aktivieren Sie die Teilnehmerliste (aktiv: blau eingefärbt).
Deaktivieren Sie in der Vorbereitungsphase vor dem Beginn ihr Video und ihren Mikrofon (deaktiviert: rot eingefärbt).

Einblenden einer PowerPoint Präsentation:

• Wählen Sie in der unteren Leiste das 3. Feld von links (Inhalt freigeben) und wählen Sie im sich öffnenden Fenster "Datei freigeben".
• Navigieren Sie zum Speicherplatz ihrer Präsentation, wählen Sie diese aus und klicken Sie auf "Öffnen".
• Um die PowerPoint Präsentation zu beenden oder auszublenden, klicken Sie In der oberen Leiste rechts das Feld „Stop Sharing“ an. Damit ist die PP für die Teilnehmenden nicht mehr sichtbar.

WICHTIG: Nachdem die PowerPoint Präsentation geladen wurde, wählen Sie in der unteren Leiste das 4. Feld von links  um das Event aufzuzeichnen.

Sobald die Teilnehmer_innen eingeloggt sind, können Sie ihr Mikrofon wieder aktivieren und mit der Lehrveranstaltung beginnen.

Um durch die PowerPoint Präsentation zu navigieren, drücken Sie wie üblich die Tasten "Bild" auf und ab auf Ihrer Tastatur.

Auf der linken Bildschirmseite finden Sie folgende Toolbar:

Tipp:

Über das Anwendungswerkzeug in der Toolbar (Nr.2) öffnet sich die Kommentar-Toolbar. Hier können Sie Werkzeuge wählen, die Sie auf Ihren geteilten Inhalten verwenden können, um Informationen zu kommentieren, hervorzuheben, zu erklären oder darauf zu zeigen. Per Mouseover erhalten Sie Informationen wofür die Werkzeuge einzusetzen sind.

Das Stiftwerkzeug ermöglicht es Ihnen, in geteilten Inhalten Texte oder andere Elemente hervorzuheben. Durch erneutes Klicken auf diese Schaltfläche wird das StiftwerkzeugTool geschlossen.

Beenden des Events

Stoppen Sie zunächst die Aufzeichnung indem Sie in der unteren Leiste das 4. Feld von links wählen .

Klicken Sie auf Stopp und beenden Sie die Aufzeichnung.

Um das Event zu beenden klicken Sie in der unteren Leiste das Symbol ganz rechts .

Sie werden noch einmal gefragt, ob Sie das Event tatsächlich beenden möchten. Klicken Sie auf "Event beenden".